Retenciones del trabajo: comunicación de datos del perceptor de rentas del trabajo a su pagador (modelo 145)

Recuerde que en enero su empresa debe calcular la retención de IRPF que aplicará a sus trabajadores, conforme a las retribuciones previstas y a su situación personal y familiar. Resulta aconsejable ofrecer a la plantilla la posibilidad de cumplimentar el modelo 145 e indicar si se han producido cambios respecto de los datos previamente comunicados.

Con el inicio del año se vuelve imprescindible revisar cómo se están calculando las retenciones del trabajo, ya que no se trata de un mero trámite administrativo. Una gestión incorrecta suele generar incidencias tanto para la empresa como para las personas trabajadoras, normalmente detectadas cuando ya resulta complejo corregirlas.

Uno de los elementos esenciales en este proceso es la correcta solicitud, actualización y conservación del modelo 145, documento mediante el cual el perceptor de rendimientos del trabajo comunica su situación personal y familiar al pagador.

A continuación, recordamos los aspectos fundamentales que conviene tener presentes.

1. Solicitud del modelo 145 al inicio de la relación laboral

Cada vez que se incorpora una persona trabajadora a la empresa, debe facilitarse el modelo 145 para que pueda comunicar sus datos personales y familiares antes del inicio de la relación laboral o, como máximo, antes del primer devengo salarial.

Este documento constituye la base sobre la que se calcula el tipo de retención que se aplicará en nómina desde el primer momento.

Si el trabajador no entrega el modelo, la normativa obliga a calcular la retención como si se tratara de una persona soltera, sin descendientes ni ascendientes a cargo, lo que, en la práctica, suele traducirse en una retención más elevada.

La ausencia del modelo 145 no autoriza a ajustar la retención a criterio de la empresa: en estos casos debe aplicarse necesariamente la situación más desfavorable para el trabajador.

2. Revisión anual y comunicación de cambios en enero

Aunque el modelo 145 no deba presentarse de forma automática cada año, enero es el momento idóneo para recordar a la plantilla la obligación de comunicar cualquier variación producida en su situación personal o familiar.

Existen cambios que influyen de manera directa en el tipo de retención, como el nacimiento de hijos, el reconocimiento de una discapacidad, resoluciones judiciales que establezcan pensiones compensatorias o anualidades por alimentos, o modificaciones relevantes en los ingresos previstos.

Cuando la variación suponga un aumento del tipo de retención y sea posible regularizarlo durante el ejercicio, la comunicación debe realizarse en el plazo de diez días desde que se produce la circunstancia.

Los cambios no comunicados en plazo no eximen de responsabilidad, y el ajuste suele producirse posteriormente, normalmente al presentar la declaración del IRPF.

3. Cómo debe realizarse el cálculo de la retención

El cálculo correcto de las retenciones del trabajo exige una previsión realista de los ingresos anuales del trabajador. Para ello deben tenerse en cuenta:

• El salario fijo anual, obtenido al multiplicar el salario mensual por doce y añadiendo las pagas extraordinarias cuando no estén prorrateadas.
• Las retribuciones variables previsibles, computando al menos las percibidas el año anterior, salvo que existan elementos objetivos que justifiquen una reducción.
• Las retribuciones en especie, valoradas conforme a su normativa fiscal específica.

Estos datos deben cruzarse con la información facilitada en el modelo 145, que es la que legitima el tipo de retención aplicado.

Aunque puedan existir dudas sobre la veracidad de los datos declarados por el trabajador, la empresa debe calcular la retención conforme a lo comunicado y conservar el modelo debidamente firmado.

4. Conservación del modelo 145 y documentación asociada

El modelo 145 firmado debe conservarse junto con el resto de la documentación laboral del trabajador. No se trata de un documento accesorio ni prescindible, sino de la prueba de que la empresa actuó conforme a la información facilitada.

En caso de comprobación por parte de la Administración tributaria, disponer del modelo correctamente cumplimentado suele marcar la diferencia entre una incidencia menor y un problema de mayor alcance.

La falta de archivo del modelo 145 puede trasladar la responsabilidad a la empresa, incluso cuando el error tenga su origen en datos incorrectos aportados por el trabajador.

5. Consecuencias del incumplimiento

Para el trabajador, no comunicar cambios o facilitar datos incorrectos puede dar lugar a sanciones relevantes, con recargos que pueden oscilar entre el 35 % y el 150 % de las cantidades no retenidas correctamente.

Para la empresa, no solicitar el modelo, no conservarlo o calcular incorrectamente la retención puede derivar en regularizaciones, requerimientos y responsabilidades tributarias innecesarias.

Las incidencias relacionadas con las retenciones suelen aflorar con retraso, cuando ya resulta más difícil corregirlas sin impacto económico.

6. Ventajas de una gestión ordenada del modelo 145

Cuando la información se encuentra actualizada, el trabajador evita ajustes bruscos en su declaración del IRPF y mantiene una retención coherente con su situación real.

Para la empresa, una gestión ordenada del modelo 145 reduce recalculaciones a mitad de ejercicio, incidencias con la plantilla y riesgos en caso de revisión administrativa.

Por este motivo, resulta recomendable remitir en enero una breve comunicación interna a los trabajadores, acompañada de un ejemplar del modelo 145, recordando la importancia de revisar sus datos personales y familiares.

Un sencillo recordatorio al inicio del año suele evitar numerosos problemas meses después.