El futuro Reglamento de registro horario obliga a digitalizar la jornada y cambiar protocolos internos

“No dejes para mañana lo que puedes registrar hoy.”

El futuro Reglamento de registro horario anuncia un modelo más estricto, centrado en la digitalización, la trazabilidad y el acceso inmediato a los datos. Aunque el Proyecto de Real Decreto continúa en fase de información pública y podría modificarse antes de su publicación en el BOE, el borrador ya apunta a un cambio profundo que las empresas deberían considerar con carácter preventivo.

El Proyecto de Real Decreto que desarrolla el registro de jornada supondrá un giro relevante si se aprueba en los términos conocidos. El propósito es claro: eliminar registros informales y asegurar que la jornada efectiva ,no la meramente teórica, quede documentada de forma verificable, accesible y trazable.

Pese a no estar aún publicado en el BOE, conviene anticiparse: las novedades afectan tanto a la tecnología como a la organización interna y a la forma de documentar la jornada.

El futuro reglamento desarrolla los artículos 12.4.c), 34.9 y 35.5 del Estatuto de los Trabajadores (ET) y se basa en tres principios que dejarán de ser opcionales:

• Objetividad: el registro debe recoger datos imparciales y no manipulables.
• Fiabilidad: cualquier modificación debe dejar rastro visible, indicando autoría y trazabilidad.
• Accesibilidad: tanto la plantilla como la representación legal y la autoridad laboral podrán consultar los datos de forma sencilla.

Atención. Si la empresa utiliza plantillas en papel o sistemas sin control de modificaciones, quedará automáticamente fuera de cumplimiento cuando la norma entre en vigor.

Registro obligatorio mediante medios digitales

El proyecto establece que el registro deberá realizarse mediante medios digitales ubicados en el centro de trabajo o accesibles desde él. Se permitirá un sistema alternativo, pero únicamente si cumple los requisitos técnicos y está respaldado por un informe emitido por una persona técnica competente.

Atención. No servirá una aplicación genérica: el sistema deberá acreditar autenticidad, trazabilidad y resistencia frente a manipulaciones.

Contenido mínimo que deberá recoger el registro

El artículo 3 detalla una relación amplia de datos que deberán figurar en el registro:

• Inicio y fin de la jornada con hora y minuto exactos
• Pausas con hora y minuto
• Trabajo presencial o a distancia
• Horas ordinarias, extraordinarias o complementarias
• Tiempos de espera y periodos de disponibilidad
• Interrupciones relacionadas con la desconexión digital
• Total diario y mensual
• Identificación y autoría de cada modificación

Atención. Las pausas pasan a ser obligatoriamente registrables. Si la empresa no controla interrupciones y tiempos a disposición, la Inspección podrá recalcular horas y reclamar cotizaciones.

Cómo deberán realizarse los asientos

El artículo 4 impone reglas estrictas:

• El registro debe realizarse personalmente y de manera inmediata por quien presta servicios.
• Cualquier modificación exigirá autorización de la empresa y de la persona trabajadora.
• En caso de discrepancia, se notificará a la representación legal y quedará documentada.
• Ante una incidencia técnica, podrá emplearse un medio alternativo, pero deberá volcarse posteriormente al sistema oficial.

Atención. Queda prohibido registrar la jornada “a posteriori” o por terceros. Los sistemas en los que el mando introduzca los fichajes quedarán invalidados.

Protección de datos y límites de acceso

El registro deberá ajustarse al Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) con criterios de minimización, necesidad y proporcionalidad.

Accesos previstos:

• La persona trabajadora podrá consultar y obtener copia del registro en cualquier momento.
• La empresa entregará un resumen mensual con la nómina.
• La representación sindical dispondrá de acceso inmediato.
• La Inspección podrá acceder tanto de forma remota como presencial.

Atención. Se prohíbe incluir DNI, domicilio u otros datos innecesarios. En supuestos de conciliación o flexibilidad deberán anonimizarse terceras personas.

Nuevo protocolo obligatorio en todas las empresas

El artículo 7 obliga a elaborar un protocolo interno de organización del registro que deberá:

• Establecer cómo se realizan los asientos y las modificaciones
• Limitar los datos que se recogen
• Incorporar una evaluación periódica del sistema
• Contar con la participación de la representación legal
• Incluir formación para la plantilla (como tiempo de trabajo, sin coste para la persona trabajadora)

Atención. No bastará con disponer de un sistema de registro: será necesaria documentación interna actualizada, trazable y con participación formal de la representación.

Subcontratas, ETT y relaciones laborales especiales

El proyecto introduce previsiones específicas:

• En las ETT, el cumplimiento corresponde a la empresa usuaria.
• En subcontratas, deberá garantizarse el registro en el centro de trabajo.
• En el servicio del hogar familiar podrá utilizarse cualquier medio proporcionado.
• Las actividades con normativa especial aplicarán esta regulación en lo que no sea incompatible.

Atención. Las empresas multiservicio y contratas deberán revisar contratos y responsabilidades: la Inspección podrá exigir registro tanto en origen como en destino.

Conservación y disponibilidad de los registros

Los registros deberán conservarse cuatro años completos y estar disponibles en el centro de trabajo o accesibles desde él. No será válido almacenarlos únicamente en la nube sin acceso inmediato. La Inspección exigirá consulta instantánea.

Lo que aún no está aprobado (y puede cambiar)

Aunque el texto está cerrado para información pública, algunos aspectos pueden variar antes de su publicación:

• No se endurecen sanciones, ya que solo pueden modificarse por Ley, no por Real Decreto.
• Los requisitos técnicos definitivos se desarrollarán en normas posteriores, por lo que aún no existe un estándar oficial único.
• Pueden ajustarse plazos de implantación o establecer excepciones para microempresas.
• La entrada en vigor se prevé a los 20 días de la publicación, sin periodo transitorio.

Si el Reglamento se publica sin transición, las empresas que no se hayan preparado llegarán tarde desde el primer día.

Recomendaciones

• Revisar si el sistema actual cumple objetividad, trazabilidad y acceso inmediato.
• Elaborar el protocolo interno cuanto antes.
• Elegir soluciones tecnológicas que permitan huella de auditoría.
• Formar a mandos y plantilla antes de la entrada en vigor.
• En subcontratas, definir documentalmente quién asume la obligación de registro.